Publicação
O publicador do documento, poderá localizá-lo diretamente na pasta onde foi criado, pela Tela Inicial, pelas Notificações, ou pelo Relatório de edições pendentes.
A etapa de publicação é a última do processo. Nela, definimos quem deve ler o documento e o período de revisão do mesmo.
Assim como o revisor, o publicador também poderá sugerir uma edição ao final do documento, utilizando a opção Sugerir Edição. Caso seja o próprio redator, a opção será Editar.
No campo Quem deve ler esse documento?, deverão ser informadas as equipes que precisam confirmar a leitura do documento ou os usuários específicos, em casos em que a leitura deve ser realizada apenas por determinadas pessoas, como em uma ata de reunião.
Utilize a opção Revisar a cada para informar o período em que o documento deverá ser revisado, caso haja essa necessidade. Este prazo pode ser em semanas, meses, anos ou uma data especifica.
Com a opção Notificar com antecedência, é possível configurar uma notificação do sistema para informar sobre a próxima revisão do documento. Este prazo pode ser em dias, semanas ou uma data especifica.
Após informar os leitores e, se necessário, definir o prazo de revisão do documento, será possível publicá-lo no sistema, utilizando a opção Publicar.
Após a publicação, o documento será exibido na pasta configurada, podendo ser acessado livremente pelos usuários administradores, pelos leitores definidos no documento e pelos usuários ou equipes vinculados diretamente à pasta.
Os usuários marcados como leitores do documento, receberam um e-mail informando sobre o novo documento, assim ele poderam acessar o documento para confirmar a leitura do mesmo. Confira o Processo de Leitura dos documentos.
Além disso, uma vez publicado, o documento não poderá ser excluído do sistema, sendo necessário torná-lo um Documento Obsoleto.
Além da publicação padrão, o sistema também possui a opção Publicar com Assinatura, essa opção integra o sistema ao DocuSign. Ao selecioná-la, o Acredite.se redirecionará você ao DocuSign, onde será necessário criar uma conta (caso ainda não tenha). Em seguida, será preciso informar o nome e o e-mail das pessoas que devem assinar o documento digitalmente. O documento será enviado via e-mail para que as pessoas informadas realizem a assinatura. Após a conclusão das assinaturas, você poderá finalizar e publicar o documento no sistema.
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