Enviando um Documento
O processo de criação de documentos é dividido em três etapas:
- Redação: Fase em que o documento e seu conteúdo são elaborados.
- Revisão: Fase em que outro usuário revisa o conteúdo do documento, podendo devolvê-lo ao redator com as alterações necessárias ou aprová-lo para publicação no sistema.
- Publicação: Fase em que são definidos os leitores que deverão confirmar a leitura, além da possibilidade de configurar uma data de vencimento para o documento.
Para cada etapa, existe uma responsabilidade que deve ser atribuída a um usuário do sistema. Cada etapa pode ser atribuída a apenas um único usuário, porém, esse usuário poderá ser responsável por realizar uma ou mais etapas do documento.
Além disso, o Publicador do documento é o responsável geral pelo documento, sendo encarregado de gerar as novas versões do documento enquanto ele estiver sob sua responsabilidade.
Primeiramente, abra a pasta onde deseja criar o documento e, em seguida, selecione a opção "Novo documento".
Dessa forma, um documento em branco será criado na pasta e será automaticamente aberto na etapa de redação.
No topo da página, você encontrará uma barra de progresso que indicará em qual etapa do processo o documento está, sendo elas, respectivamente: Redação, Revisão e Publicação.
Com o Menu de Opções, podemos imprimir uma prévia do documento, para assim, ter ciencia de como o documento ficará quando impressão, visualizar as interações de outros usuários com esse documento, editar suas propriedades e descartá-lo para a lixeira.
Por meio da tela de propriedades dos documentos, é possível editar o título do documento, a justificativa, os requisitos vinculados, a pasta de armazenamento e os responsáveis pela execução de cada etapa. Além disso, você pode alterar o versionamento para manual e informar as equipes da empresa que possuem uma cópia controlada do documento utilizando a opção "Distribuição".
Acompanhe o próximo passo, a etapa de Redação do documento.
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