Campos Padrões
O sistema Acredite.se já oferece, por padrão, diversos campos criados no Painel Operacional. Alguns deles são de funcionamento simples, enquanto outros são essenciais para o gerenciamento eficaz das atividades criadas.
Confira:
O campo Status está sempre ativo no modelo padrão de atividade e é o único responsável por definir se ela está Pendente ou Concluída.
Enquanto a atividade estiver Pendente, ela será listada como uma pendência nas tarefas de seus responsáveis. Ao alterar o Status para Concluída, a pendência é finalizada.
Após ser concluída, a atividade será ocultada da visualização principal do painel. Para visualizá-la novamente, é necessário utilizar a opção Concluídas.
O campo de Data de Criação e de Data de Conclusão são informações geradas para todas as atividades. No entanto, elas só serão exibidas junto dos demais campos da atividade se estiverem ativadas no modelo padrão de atividade. Caso contrário, essas datas serão apresentadas apenas no histórico da atividade.
A Data de Criação é registrada automaticamente no momento em que a atividade é criada no sistema e não pode ser alterada pelo usuário.
A Data de Conclusão é registrada no momento em que a atividade é concluída. É possível alterar essa data posteriormente, mas a data de conclusão original será mantida no histórico da atividade.
O campo Responsáveis é utilizado para definir os usuários que devem realizar o preenchimento e a conclusão da atividade no sistema. Mesmo que este campo não esteja ativado no modelo padrão, ele sempre será exibido nas atividades criadas.
Os usuários definidos no campo Responsáveis terão a atividade listada como uma pendência em suas tarefas. Essa pendência será finalizada automaticamente com a conclusão da atividade.
Os Responsáveis por uma atividade ganham acesso automático ao departamento e à planilha onde ela foi criada, mesmo que não sejam responsáveis diretos por eles. No entanto, eles só poderão visualizar as atividades daquela planilha em que o usuário está definido como responsável.
Por exemplo, em uma atividade de não conformidade, o campo Responsáveis pode definir todos os usuários que atuarão na execução da atividade. Você pode, então, usar outros campos do tipo Pessoa (criados separadamente) para especificar em qual etapa ou ação cada usuário atuou de fato.
O campo Prazo deve ser utilizado quando for necessário definir uma data limite específica para a conclusão das atividades daquela planilha.
Caso a atividade não seja concluída até a data do Prazo, o sistema enviará, no dia seguinte, uma notificação por e-mail aos responsáveis pela atividade e aos responsáveis pela planilha, informando sobre o atraso. Este e-mail de aviso será enviado diariamente até que a atividade seja marcada como concluída.
Quando uma atividade está atrasada, o campo Prazo será destacado na cor vermelha. Este destaque é mantido mesmo após a conclusão da atividade, para sinalizar que ela foi finalizada fora do prazo estipulado.
Fora os campos descritos acima, há também o Título, Descrição e Envolvidos sendo esses campos mais simples, cuja presença ou ausência desses campos no modelo não interfere diretamente no funcionamento ou no gerenciamento principal da atividade.
Título e Descrição são do tipo texto, enquanto o campo Envolvidos é do tipo pessoa. Eles podem ser utilizados, por exemplo, para:
- Título: Registrar um resumo da não conformidade (Ex: "Produto X fora de especificação").
- Descrição: Detalhar a situação ocorrida.
- Envolvidos: Listar as pessoas que tiveram alguma participação ou envolvimento no acontecimento.
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